Cómo hacer que tu personal haga lo mismo que tú…


Por Brian Campbell Coach de ActionCOACH USA y Esteban Chediak Coach de ActionCOACH Ecuador.

Los sistemas constituyen una valiosa herramienta para lograr que tu equipo haga gran parte de tu trabajo tal como si tú lo hubieras hecho personalmente. Pueden ayudarte a reducir tu horario y nivel de estrés al lograr que prácticamente cualquier persona pueda realizar una gran tarea. ¿Suena fantástico? Bueno, es fácil si sabes un par de trucos…

3 Trucos para implementar sistemas 

•  Trabaja hasta hacerlo simple

Si el sistema es complejo, sigue trabajando. Una vez que lo entiendas y que lo puedas explicar claramente se tornará muy fácil. Un ejemplo de ello es que si los manuales de procedimientos se presentan como listas de verificación o tablas, se tornan mucho más claros.

•  Crea sólo sistemas que produzcan dinero (o reduzcan riesgos)

Ni somos el gobierno ni estamos en el negocio de escribir manuales, así que sólo documenta sistemas si simplifican tareas, mejoran la calidad o aceleran un servicio. Esto te mantendrá enfocado. Olvida tu gran empresa o tu basta experiencia corporativa que te impulsa a escribir gruesos volúmenes que sólo capturarán polvo, el verdadero secreto es empezar con poco y hacerlo crecer con el tiempo.

 

•  Asegúrate de que tus valiosos sistemas sean utilizados

Al crear un sistema, asegúrate de implementarles un sistema de monitoreo, de manera que puedas darte cuenta si están siendo utilizados. Cambiar la cultura de tu empresa toma tiempo y puede haber fallas. Incluso, cuando has logrado cambiarla, es necesario mantenerla, los sistemas de monitoreo lo harán por ti.

 

•  Asegúrate de que los miembros de tu personal sepan el papel que desempeñan

Desafortunadamente, es muy común que los miembros del equipo no estén de acuerdo en lo que debe hacerse, en tanto que, paradójicamente, suelen asumir que todos conocen el papel que desempeñan. Aclarar las funciones escritas y acordadas te ayuda a reducir la necesidad de un sistema en un 75%. Puedes empezar por ahí.

Hasta aquí, seguramente te parece que los mejores sistemas son poco convincentes… el verdadero secreto es hacerlos parecer de esa forma.

 

 

La lista oficial de trucos de los Coaches de sistemas comunes…

Si no los conoces o no sabes cómo utilizarlos, pregúntale al Coach que te envió esta edición de Action Steps

  • Lista de verificación – Block de hojas desprendibles
  • Lista de verificación – Tarjetas laminadas
  • Lista de verificación – Enumeradas secuencialmente
  • Lista de verificación – Memorizada con acrónimos
  • Listas de contacto rápido
  • Reporte de actividades
  • Contratos de puesto
  • Plantillas de cartas
  • “Código de honor” del equipo
  • Estándares de desempeño
  • Actas de juntas
  • Manuales de procedimientos con fotografías
  • Manuales de procedimientos en video
  • Reportes de proyecto o semanales
  • Carteles y rótulos de instrucciones
  • Hojas de probar y medir
  • Encuestas a la competencia en busca de ideas

Una vez que puedas manejar tu negocio trabajando semanas de tres días y que tu equipo pueda crear e implementar sistemas por sí mismos, realmente entenderás este punto.

 

Te invitamos a comentar este artículo o para cualquier consulta, comunícate con El Coach Esteban Chediak B, e-mail: estebanchediak@actioncoach.com, COACH de Negocios de ActionCOACH. con gusto te atenderá SIN COMPROMISO.